Jak ułożyć okna czasowe dla przewoźników przy jednej rampie

Pierwszy raz zobaczyłem problem rampy w pełnej krasie jako dziennikarz, zbierając materiał o centrach dystrybucyjnych. Kierowca, z którym rozmawiałem pod bramą, czekał od piątej rano. Rozładunek zajął mu czterdzieści minut. Resztę dnia stracił na staniu. Kilka lat później, już po drugiej stronie, w zakładzie produkcyjnym, zrozumiałem, że podobnie wygląda to u nas, tylko w mniejszej skali: dwie rampy, kilkanaście dostaw dziennie i wszyscy przyjeżdżają rano.

Dlaczego wszyscy przyjeżdżają o siódmej

Odpowiedź jest prosta: bo nikt im nie powiedział, żeby przyjeżdżali o innej porze. Przewoźnik planuje trasę tak, żeby być u pierwszego odbiorcy jak najwcześniej, bo wtedy ma szansę zrobić jeszcze kilka punktów w ciągu dnia. Jeśli zakład nie wyznacza godzin, każdy kierowca uznaje, że najlepsza jest pierwsza możliwa.

W efekcie rano jest kolejka, wózki widłowe nie nadążają, magazynierzy odkładają przyjęcia „na potem”, a po południu rampa stoi pusta. To ta sama logika co z postojami maszyn, o których pisałem w pierwszym wydaniu: zasób jest przez część dnia przeciążony, a przez część bezczynny.

Krok 1: policz, co naprawdę przyjeżdża

Zanim zaczniesz wyznaczać okna, zbierz dane z dwóch, trzech tygodni. Dla każdego pojazdu: godzina przyjazdu pod bramę, godzina podstawienia pod rampę, godzina zakończenia rozładunku lub załadunku, rodzaj ładunku i dostawca lub odbiorca.

Wystarczy zeszyt w portierni albo prosty formularz. Po trzech tygodniach zobaczysz:

• ile pojazdów dziennie obsługujesz i jak rozkładają się w ciągu dnia,
• ile trwa typowy rozładunek dla różnych rodzajów dostaw (pełna ciężarówka paletowa, drobnica, dostawa luzem),
• którzy dostawcy przyjeżdżają regularnie, a którzy okazjonalnie,
• ile czasu kierowcy czekają pod bramą.

Ta ostatnia liczba jest ważna, bo przewoźnicy coraz częściej doliczają opłaty za przestój przy rozładunku. Jeśli twoi dostawcy wliczają to w cenę transportu, płacisz za własną kolejkę.

Krok 2: podziel dzień na okna

Mając dane, dzielisz czas pracy rampy na okna czasowe. Długość okna zależy od typowego czasu obsługi: jeśli pełna ciężarówka paletowa rozładowuje się w 30-40 minut, okno godzinne jest rozsądne, bo zostawia margines na dokumenty i sprawdzenie towaru.

Kilka zasad, które sprawdzają się w praktyce:

• Stali dostawcy dostają stałe okna. Jeśli ktoś przyjeżdża we wtorki i czwartki, niech zawsze ma tę samą godzinę. Łatwiej mu zaplanować trasę, a tobie obsadę.
• Zostaw bufor. Nie rozpisuj stu procent czasu. Jedno, dwa okna dziennie powinny zostać wolne na spóźnienia i pilne dostawy.
• Oddziel przyjęcia od wysyłek, jeśli masz więcej niż jedną rampę. Jeśli masz jedną, ustal, że rano przyjmujesz, a po południu wysyłasz, albo odwrotnie, w zależności od rytmu produkcji.
• Uwzględnij przerwy magazynierów. Okno o godzinie przerwy śniadaniowej to okno, w którym nikt nie będzie rozładowywał.

Krok 3: awizacja, czyli kto przyjeżdża i kiedy

Okna mają sens tylko wtedy, gdy przewoźnik zgłasza przyjazd z wyprzedzeniem. Awizacja nie musi odbywać się przez system. Na początek wystarczy wspólny kalendarz albo arkusz, do którego dział zakupów wpisuje zamówione dostawy, a spedycja odbiory.

Ważne, żeby jedna osoba odpowiadała za harmonogram rampy. Nie magazynier, który jest zajęty przy wózku, i nie zakupowiec, który nie widzi placu. Najczęściej sprawdza się kierownik zmiany magazynu albo osoba w biurze logistyki.

Dostawcy muszą dostać jasną informację: w jakich godzinach przyjmujemy, jak zarezerwować okno, co się dzieje przy spóźnieniu. Na piśmie, najlepiej w warunkach zamówienia.

Krok 4: zasady dla spóźnionych i dla tych bez awizacji

To najtrudniejsza część, bo wymaga konsekwencji. Jeżeli kierowca bez awizacji zostanie obsłużony od razu, a ten z awizacją będzie czekał, po tygodniu nikt nie będzie awizował.

Rozsądna zasada wygląda tak: pojazdy z awizacją mają pierwszeństwo w swoim oknie. Spóźnieni i bez awizacji są obsługiwani w wolnych oknach buforowych albo po zakończeniu awizowanych. O wyjątkach (materiał, na który czeka produkcja) decyduje jedna osoba, a nie kierowca w rozmowie z magazynierem.

Na początku będzie opór, szczególnie ze strony przewoźników przyzwyczajonych do przyjazdu o dowolnej porze. Po kilku tygodniach większość się dostosowuje, bo przewidywalny rozładunek jest dla nich korzystniejszy niż loteria pod bramą.

Krok 5: plac i dokumenty

Okna czasowe nie rozwiążą wszystkiego, jeśli pojazd po przyjeździe czeka pół godziny na dokumenty. Warto przejrzeć, co dzieje się między bramą a rampą: kto sprawdza list przewozowy, kto wystawia przepustkę, gdzie kierowca czeka, jak dowiaduje się, że może podjechać.

W wielu zakładach proste rozwiązania dają dużo: tablica przy portierni z numerem rampy i godziną, telefon do kierowcy zamiast szukania go po placu, dokumenty przygotowane przed przyjazdem na podstawie awizacji. Przy dostawach z fakturą w KSeF część papierów i tak przestaje jeździć z towarem, więc warto ustalić, co magazyn sprawdza przy rampie, a co księgowość później.

Co zyskujesz

Nie obiecam konkretnych liczb, bo każdy zakład jest inny. Z mojego doświadczenia wynika tyle: po wprowadzeniu okien czasowych kolejka poranna znika albo mocno się skraca, magazynierzy mają równomierniejszą pracę w ciągu dnia, a przyjęcia są księgowane na bieżąco, a nie wieczorem. To ostatnie wpływa zresztą na zgodność stanów w systemie z tym, co faktycznie leży na regałach.

Jest też efekt, którego się nie spodziewałem. Przewoźnicy, którzy wiedzą, że u nas rozładunek trwa krótko i przewidywalnie, chętniej przyjmowali zlecenia i rzadziej doliczali dopłaty. Rampa stała się argumentem w negocjacjach. Kilku stałych przewoźników samo zaczęło pytać o wolne okna na kolejny tydzień, zanim dział zakupów zdążył wysłać zamówienie.

Plan na trzy tygodnie

1. Zacznij zapisywać godziny przyjazdu, podstawienia i zakończenia obsługi każdego pojazdu.
2. Po trzech tygodniach narysuj rozkład przyjazdów w ciągu dnia.
3. Podziel czas rampy na okna, zostaw bufor i przypisz stałe okna stałym dostawcom.
4. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za harmonogram.
5. Wyślij dostawcom zasady na piśmie i konsekwentnie ich przestrzegaj przez pierwszy miesiąc.

Rampa to wąskie gardło, które widać z okna biura. Warto z tego skorzystać.