Nowe zasady liczenia stażu pracy od 1 maja i co zmieniają u pracodawcy

W zakładzie, w którym pracowałem, co najmniej co trzeci pracownik produkcji zaczynał u nas od umowy zlecenia albo od agencji pracy. Niektórzy przez kilka lat. Potem przechodzili na etat, a my liczyliśmy im staż od dnia podpisania umowy o pracę. Tak było zgodnie z przepisami. Od tego roku przestaje tak być.

Nowelizacja Kodeksu pracy, uchwalona w 2025 r., rozszerza katalog okresów wliczanych do stażu pracy. U pracodawców publicznych nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r., u prywatnych od 1 maja 2026 r. Dla większości czytelników Przeglądu to ta druga data, więc nowe zasady działają od dwóch tygodni.

Co się wlicza

Najkrócej: do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się teraz również okresy aktywności zawodowej poza stosunkiem pracy. Najważniejsze z punktu widzenia zakładu produkcyjnego to:

• okresy wykonywania umowy zlecenia i innych umów o świadczenie usług,
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• okresy wykonywania umowy agencyjnej,
• niektóre okresy pracy za granicą.

Szczegółowe warunki, na przykład to, czy za dany okres musiały być opłacane składki i jak traktować okresy nakładające się na siebie, są określone w ustawie. Zanim wprowadzisz zmiany w kadrach, przeczytaj aktualny tekst przepisów albo poproś o opinię prawnika. Opisuję tu zasadę i jej skutki praktyczne, a nie każdy wyjątek.

Na co to wpływa w zakładzie

Staż pracy jest w Kodeksie pracy podstawą kilku uprawnień. W firmie produkcyjnej najbardziej odczuwalne będą trzy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego. Pracownik z co najmniej dziesięcioletnim stażem ma prawo do 26 dni urlopu zamiast 20. Jeśli operator przez sześć lat pracował na zleceniu, a od czterech jest na etacie, może teraz przekroczyć ten próg. To sześć dodatkowych dni w roku, które trzeba ująć w planie urlopów.

Okres wypowiedzenia. Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu u danego pracodawcy. Tu sprawdźcie uważnie, jak nowe przepisy traktują okresy pracy na zleceniu u tego samego pracodawcy, bo wpływa to na planowanie ewentualnych zwolnień i zatrudnień.

Dodatki i nagrody zależne od stażu. Jeśli w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym macie dodatek stażowy albo nagrody jubileuszowe, trzeba sprawdzić, jak regulamin definiuje staż. Czasem odsyła wprost do Kodeksu pracy, czasem ma własną definicję. Od tego zależy, czy zmiana przełoży się na wynagrodzenia.

Kto musi udowodnić okresy

To pracownik przedstawia dokumenty potwierdzające okresy, które mają być wliczone. Najczęściej będzie to zaświadczenie z ZUS o okresach podlegania ubezpieczeniom albo inne dokumenty wskazane w przepisach. Pracodawca nie musi sam szukać historii zatrudnienia każdej osoby.

Przepisy dają też termin pracownikom już zatrudnionym: 24 miesiące od wejścia zmian w życie. U pracodawców prywatnych oznacza to 30 kwietnia 2028 r., w sektorze publicznym 31 grudnia 2027 r. Zaświadczenie o okresach podlegania ubezpieczeniom wydaje ZUS na wniosek pracownika, który najprościej złożyć przez eZUS. Okres udokumentowany po terminie nie zostanie wliczony, więc powiedzcie o tej dacie ludziom wprost. Lepiej, żeby kadry dostały dokumenty w uporządkowany sposób w ciągu kilku miesięcy, niż żeby zaświadczenia przychodziły pojedynczo przez dwa lata, każde z prośbą o przeliczenie urlopu wstecz.

Z praktyki hali dodam jedno: nie zakładaj, że informacja wysłana mailem dotrze do wszystkich. Operator na trzeciej zmianie nie czyta firmowej poczty, a często nie ma nawet służbowego adresu. Kartka w szatni, krótka informacja od brygadzisty na odprawie i jedna osoba w kadrach, do której można przyjść z pytaniem, zadziałają lepiej niż najstaranniej napisany komunikat. Pracownicy, którzy pracowali za granicą albo mieli przerwy w zatrudnieniu, będą mieli najwięcej pytań. Warto przygotować dla nich prostą instrukcję, skąd wziąć potrzebne zaświadczenia.

Jak przygotować kadry

W średniej firmie produkcyjnej proponuję prostą kolejność działań.

Najpierw lista osób, których to dotyczy

Kadry zwykle wiedzą, kto zaczynał od zlecenia w waszej firmie. Nie wiedzą, kto pracował na zleceniach gdzie indziej albo prowadził własną działalność przed zatrudnieniem. Przygotujcie krótką informację dla wszystkich pracowników: co się zmieniło, jakie okresy mogą się liczyć, jakie dokumenty przynieść i do kiedy.

Potem regulaminy

Przejrzyjcie regulamin pracy, regulamin wynagradzania i ewentualny układ zbiorowy. Wszędzie, gdzie pojawia się pojęcie stażu, sprawdźcie, czy definicja jest zgodna z nowymi przepisami albo czy świadomie się od nich różni (na korzyść pracownika można).

Na koniec plan urlopów i budżet

Jeśli kilkunastu pracownikom wzrośnie wymiar urlopu, trzeba to uwzględnić w planie na drugą połowę roku. W zakładzie wielozmianowym każdy dodatkowy dzień urlopu to zastępstwo albo nadgodziny kogoś innego. To samo dotyczy dodatków stażowych: wzrost kosztów wynagrodzeń warto policzyć przed jesiennym budżetowaniem, a nie po.

Rekrutacja i umowy cywilne

Zmiana ma też skutek, o którym mniej się mówi. Pracownik, który przez kilka lat pracował dla was na zleceniu, przy przejściu na etat wnosi ze sobą staż. Dla części firm to był argument, żeby trzymać ludzi na umowach cywilnych jak najdłużej. Teraz ten argument słabnie, bo staż i tak zostanie uwzględniony.

Nie chcę tu oceniać, czy to dobra zmiana. Z perspektywy zakładu, który szuka ludzi na produkcję, raczej ułatwia sprawę: doświadczony pracownik ze zlecenia albo z własnej działalności ma teraz więcej powodów, żeby przejść na etat.

Ta sama lekcja co przy KSeF

Kiedy pisałem o KSeF od 1 kwietnia, podkreślałem, że zmiana przepisów to dobra okazja do uporządkowania procesu, a nie tylko do jego dostosowania. Tu jest podobnie. Wiele firm ma w aktach osobowych luki, nieaktualne świadectwa pracy i niejasne regulaminy. Przegląd stażu to naturalny moment, żeby to poprawić.

Do sprawdzenia w kadrach

1. Sprawdź w aktualnym tekście ustawy, jakie okresy się wlicza, i wpisz do kalendarza kadr termin 30 kwietnia 2028 r.
2. Przygotuj krótką informację dla pracowników i rozwieś ją w szatni oraz przy liście obecności.
3. Przejrzyj regulaminy pod kątem definicji stażu.
4. Oszacuj, ilu osobom może wzrosnąć wymiar urlopu i dodatki, i uwzględnij to w planie.
5. Ustal z kadrami, kto przyjmuje dokumenty i w jakim terminie przelicza uprawnienia.

Nowe przepisy nie wymagają rewolucji. Wymagają porządnej ewidencji i kilku rozmów, które lepiej przeprowadzić teraz, niż w grudniu przy rozliczaniu zaległych urlopów.