Na które jesienne wydarzenia branżowe wysłać ludzi, a które odpuścić?

W jednym roku, gdy odpowiadałem za budżet szkoleniowy działu operacyjnego, policzyłem, ile osób z zakładu pojechało na wydarzenia branżowe od września do listopada. Wyszło czternaście wyjazdów. Kiedy zapytałem, co z nich wynikło dla zakładu, konkretną odpowiedź dostałem przy trzech. Przy pozostałych słyszałem: „ciekawe było”, „dobrze się spotkać z ludźmi”, „zobaczyłem nowości”.

Nie uważam, że te jedenaście wyjazdów było stratą. Kontakty i ogląd rynku mają wartość. Ale uznałem, że skoro każdy wyjazd to dzień lub dwa nieobecności, koszty podróży i często niemała opłata za udział, warto wybierać świadomie. Od tamtej pory stosowaliśmy prosty zestaw pytań. Oto on, uzupełniony o doświadczenia z kolejnych lat.

Cztery rodzaje wydarzeń, cztery różne cele

Zanim zaczniecie porównywać konkretne zaproszenia, rozróżnijcie typy wydarzeń. Każdy służy czemuś innemu.

Targi branżowe. Największa koncentracja dostawców w jednym miejscu. Dobre, gdy planujecie zakup: maszyny, systemu, usługi. Można w jeden dzień porównać kilka ofert, porozmawiać z inżynierami, zobaczyć urządzenia w działaniu. Słabe jako źródło wiedzy ogólnej, bo prawie każdy na targach coś sprzedaje.

Konferencje i kongresy. Wystąpienia, panele, studia przypadków. Wartość zależy od jakości prelegentów i od tego, ile mówi się o praktyce, a ile o produktach sponsorów. Najlepsze są te, na których występują ludzie z zakładów, a nie tylko dostawcy.

Szkolenia i warsztaty. Konkretna umiejętność, zwykle w małej grupie. Najłatwiejsze do rozliczenia, bo cel jest jasny od początku.

Spotkania lokalne i branżowe. Klastry, izby gospodarcze, stowarzyszenia, spotkania firm z jednej strefy ekonomicznej. Niedoceniane. Często dają więcej praktycznych kontaktów niż duże wydarzenia, bo rozmawia się z sąsiadami, którzy mają te same problemy z kadrą, dostawcami czy urzędami.

Pięć pytań przed zapisem

Zanim ktoś zapisze się na wydarzenie, prosiłem o odpowiedź na pięć pytań. Na piśmie, w kilku zdaniach, bez formularza:

1. Jaki problem zakładu to wydarzenie pomoże rozwiązać? Konkretnie: planujemy zakup robota do paletyzacji, mamy kłopot z rotacją pracowników, wdrażamy nowy system.
2. Kto powinien jechać? Osoba, która będzie ten problem rozwiązywać, a nie ta, której „należy się wyjazd”.
3. Z kim chcesz porozmawiać na miejscu? Lista wystawców lub prelegentów, z którymi chcesz się spotkać. Jeśli jest pusta, to sygnał ostrzegawczy.
4. Co przywieziesz? Oferta, porównanie, notatka z rozwiązaniami, kontakt do firmy, która zrobiła podobny projekt.
5. Komu i kiedy to przedstawisz? Krótkie omówienie na zebraniu działu w ciągu tygodnia od powrotu.

Pytania nie służą do odmawiania. Służą do tego, żeby osoba jadąca wiedziała, po co jedzie. Z mojego doświadczenia już samo ich zadanie sprawia, że część zgłoszeń się wycofuje, a te, które zostają, są lepiej przygotowane.

Po czym poznać wydarzenie, które warto odpuścić

Kilka sygnałów ostrzegawczych, które nauczyłem się rozpoznawać w programach i zaproszeniach:

• program, w którym większość wystąpień prowadzą sponsorzy, a tytuły brzmią jak nazwy produktów,
• brak nazwisk prelegentów na kilka tygodni przed wydarzeniem, z dopiskiem „wkrótce ogłosimy”,
• ogólne tematy, jak „przyszłość przemysłu” czy „transformacja cyfrowa”, bez studiów przypadków,
• wysoka opłata przy niejasnej agendzie,
• wydarzenie, na którym byliście w zeszłym roku i nikt nie potrafi powiedzieć, co z niego wynikło.

Ostatni punkt jest najbardziej wiarygodny. Jeśli prowadzicie rozliczenia wyjazdów, macie własne dane. Jeśli nie, zacznijcie od tej jesieni.

Targi: przyjechać z listą

Jesienią odbywa się wiele targów przemysłowych, logistycznych i technologicznych. Na targi jedźcie jako zwiedzający wtedy, gdy planujecie konkretny zakup w ciągu najbliższego roku. Wtedy przygotowanie jest proste: lista wystawców z danej kategorii, umówione wcześniej spotkania na stoiskach, pytania techniczne spisane przed wyjazdem.

Jeśli sami wystawiacie się na targach, pamiętajcie, że wyjazd nie kończy się w dniu zamknięcia hali. O tym, co zrobić w ciągu dwóch tygodni po powrocie, żeby kontakty zamieniły się w zapytania, pisałem w wydaniu o pracy po targach. Te same zasady dotyczą zwiedzających: kontakty z targów trzeba opisać i posegregować w ciągu kilku dni, inaczej przepadają.

Konferencje: wysyłać dwie osoby

Na konferencje z kilkoma równoległymi ścieżkami dobrze sprawdza się wysyłanie dwóch osób, które dzielą się programem. Na przykład kierownik produkcji i kierownik utrzymania ruchu. Każdy idzie na swoje sesje, wieczorem wymieniają się notatkami. Po powrocie zespół dostaje pełniejszy obraz niż z jednego wyjazdu.

Nie lekceważcie części nieoficjalnej. Przerwy kawowe i wieczorne spotkania to często najcenniejszy czas. Osoba, która spędza je przy telefonie, odpowiadając na maile z zakładu, traci dużą część wartości wyjazdu. Dobrze jest ustalić z góry, kto w zakładzie przejmuje jej sprawy na te dni.

Własne wydarzenie zamiast cudzego

Czasem lepszym pomysłem niż wysyłanie ludzi na cudze konferencje jest zorganizowanie własnego spotkania: dla klientów, dla dostawców albo dla firm z okolicy. Wymaga to więcej pracy, ale daje wpływ na program i przyciąga ludzi, z którymi naprawdę chcecie rozmawiać. Jak podejść do takiego projektu, pisałem w wydaniu o własnej konferencji dla klientów.

Webinary: tanio, ale z pułapką

Wydarzenia online są tańsze i nie wymagają wyjazdu. Pułapka polega na tym, że łatwo je traktować jako tło. Webinar włączony w drugim oknie, podczas pracy nad czymś innym, zwykle nic nie daje. Jeśli ktoś ma w nim uczestniczyć, niech zarezerwuje na to czas w kalendarzu, jak na spotkanie, i przygotuje jedno lub dwa pytania do prowadzącego.

Dobrym kompromisem są nagrania. Wiele konferencji udostępnia je po wydarzeniu. Czasem wystarczy obejrzeć dwie wybrane sesje zamiast jechać na dwa dni.

Rozliczenie wyjazdu: jedna strona

Po każdym wyjeździe prosiłem o jedną stronę notatki: co było ważne, co wynika dla zakładu, jakie są następne kroki, z kim utrzymać kontakt. Notatka trafiała do wspólnego folderu, a najważniejsze punkty omawialiśmy na zebraniu działu.

Po roku taki folder staje się cennym archiwum. Wiadomo, które wydarzenia przyniosły konkretne efekty, a które w przyszłym roku można odpuścić. Przy planowaniu budżetu na kolejny sezon decyzje opierają się na faktach, a nie na tym, kto najgłośniej prosi o wyjazd.

A u was?

Jedno ćwiczenie, zanim odpowiecie na kolejne zaproszenie: zbierzcie w jednym miejscu wszystkie wydarzenia do końca roku i przy każdym dopiszcie problem zakładu, któremu ma służyć. Tam, gdzie rubryka zostanie pusta, decyzja podejmie się sama.

Jesień konferencyjna potrafi zjeść ludziom kilka tygodni pracy. Dobrze wybrana może dać więcej niż cały poprzedni kwartał spotkań z dostawcami. Dlatego zostawiam was z pytaniem, które kiedyś zadałem sobie: ile z zeszłorocznych wyjazdów potraficie dziś rozliczyć jednym zdaniem o tym, co z nich wynikło dla zakładu?