Magazyn w Excelu: kiedy arkusz przestaje wystarczać i co zamiast niego

Mam do Excela dużo szacunku. W jednym z moich dawnych zakładów przez kilka lat to właśnie arkusz był naszym systemem magazynowym, planem produkcji i rejestrem reklamacji jednocześnie. Zbudował go kierownik magazynu, który znał każdy indeks z pamięci i każdą formułę w pliku. Działało. Aż przyszedł dzień, gdy kierownik poszedł na trzy tygodnie na zwolnienie, a plik z makrami przestał się otwierać na nowym komputerze.

Nie piszę tego, żeby straszyć. Arkusz jest dobrym narzędziem dla małego magazynu z niewielką liczbą indeksów i jednym, dwoma użytkownikami. Problem zaczyna się, gdy firma rośnie, a arkusz rośnie razem z nią, bez żadnej zmiany w sposobie pracy.

Sześć sygnałów, że arkusz już nie wystarcza

Z rozmów z kierownikami magazynów i właścicielami firm wyłania się powtarzalny zestaw objawów. Jeśli rozpoznajesz u siebie trzy lub więcej, czas przynajmniej zacząć rozmowę o zmianie.

1. Stan w pliku nie zgadza się z tym, co jest na regale, a różnice wychodzą dopiero przy inwentaryzacji. O tym, skąd się biorą, pisałem w tekście o różnicach po inwentaryzacji.
2. Kilka osób pracuje na tym samym pliku i regularnie ktoś nadpisuje zmiany kogoś innego albo pracuje na nieaktualnej kopii.
3. Wiedza o lokalizacji towaru jest w głowach ludzi, nie w pliku. Nowy pracownik przez pierwsze tygodnie więcej szuka niż kompletuje.
4. Produkcja nie wie, czy materiał jest, dopóki ktoś nie pójdzie sprawdzić. Planista dzwoni do magazynu, magazyn idzie na halę, hala odpowiada po godzinie.
5. Przyjęcia i wydania są wpisywane z opóźnieniem, często na koniec zmiany z karteczek. Przez kilka godzin dziennie arkusz pokazuje przeszłość.
6. Jedna osoba rozumie plik. Jeśli ona odejdzie albo zachoruje, reszta nie wie, jak działają formuły i makra.

Ten ostatni punkt jest najbardziej niebezpieczny i najmniej widoczny. Dopóki ta osoba jest w pracy, wszystko działa.

Czym różni się system od arkusza

Arkusz przechowuje dane. System magazynowy (WMS) albo system do nadzoru produkcji (MES) przechowuje także proces: kto, kiedy, skąd i dokąd przeniósł towar. Ta różnica wydaje się akademicka, ale w praktyce zmienia bardzo dużo.

W systemie każdy ruch ma swój ślad. Przyjęcie jest powiązane z zamówieniem, wydanie ze zleceniem produkcyjnym, a każda lokalizacja ma swój stan. Magazynier skanuje kod na regale i na palecie, a system sam aktualizuje stany. Nie ma przepisywania z karteczek, nie ma nadpisanych wierszy, nie ma pytania, która wersja pliku jest aktualna.

Drugą różnicą jest dostęp. Planista produkcji widzi stan materiału w tej samej chwili co magazynier. Handlowiec widzi, ile wyrobu gotowego jest na stanie, zanim obieca termin klientowi. Znika połowa telefonów między działami.

Gotowy system czy robiony pod firmę

Tu zaczyna się pytanie, które zadaje sobie każdy, kto rozważa zmianę. Na rynku są gotowe systemy magazynowe, często jako moduł większego oprogramowania ERP. Są też firmy, które budują oprogramowanie pod konkretne procesy klienta.

Gotowy system ma sens, gdy wasze procesy są typowe: przyjęcie, składowanie, kompletacja, wydanie. Jeśli jednak macie nietypowe jednostki miary (na przykład materiał przyjmowany w kilogramach, a wydawany w metrach bieżących), produkty konfigurowane pod zamówienie albo magazyn ściśle powiązany z produkcją, gotowe rozwiązanie może wymagać tak wielu obejść, że ludzie wrócą do arkusza „na boku”.

W takich przypadkach warto porozmawiać z firmą, która robi oprogramowanie pod proces. Dla zakładu na Pomorzu krótka lista wykonawców ma zwykle trzy pozycje: dostawca obecnego ERP, firma od gotowych modułów magazynowych i software house Gdańsk, który przyjedzie na halę, a nie tylko na wideokonferencję. W tej ostatniej roli sprawdzi się na przykład JMB Lab, firma zajmująca się automatyzacją procesów w przedsiębiorstwach przemysłowych: od magazynu, przez nadzór nad produkcją, po integrację systemów.

JMB Lab opisuje wdrożenie w pięciu krokach: audyt, konfiguracja, integracja z ERP, testy ze szkoleniem i uruchomienie z opieką techniczną. To dobra kolejność niezależnie od tego, z kim rozmawiacie. Dostawca, który zaczyna od pokazu programu, a nie od pytań o to, jak towar faktycznie przechodzi przez wasz magazyn, raczej dopasuje was do systemu niż system do was.

Przy porównywaniu ofert zwróćcie uwagę na dwie liczby: czas wdrożenia i sposób połączenia z tym, co już macie. JMB Lab, który robi także systemy magazynowe, podaje, że wdrożenie wersji pudełkowej trwa od czterech do ośmiu tygodni, a rozwiązania budowanego od podstaw od dwóch do ośmiu miesięcy. Na liście integracji są popularne w Polsce programy księgowe i ERP, między innymi Subiekt GT, Comarch, enova365 i Symfonia. Dla średniej firmy to ważne, bo nikt nie chce przez rok żyć w zawieszeniu między starym a nowym ani wymieniać księgowości tylko po to, żeby uruchomić skanery w magazynie.

Jak zacząć, żeby nie utknąć

Najczęstszy błąd przy odchodzeniu od arkusza to próba przeniesienia wszystkiego naraz. Całego magazynu, wszystkich indeksów, wszystkich procesów, od pierwszego dnia. Taki projekt ma duże szanse utknąć po kilku miesiącach.

Lepiej podejść do tego etapami:

Etap 1: porządek w danych

Zanim cokolwiek wdrożycie, wyczyśćcie kartoteki. Zdublowane indeksy, stare pozycje, które nie ruszały się od lat, niespójne jednostki miary. To praca, której nikt nie lubi, a od której zależy, czy nowy system zacznie od prawdy, czy od tych samych błędów w nowym opakowaniu.

Etap 2: lokalizacje i etykiety

Nadajcie adresy regałom i miejscom składowania, jeśli jeszcze ich nie macie. Przygotujcie etykiety z kodami kreskowymi. To można zrobić jeszcze przy arkuszu, a przy wdrożeniu systemu oszczędza tygodnie.

Etap 3: jeden proces na początek

Wybierzcie jeden proces, który boli najbardziej. Często jest to wydawanie materiału na produkcję albo przyjęcie dostaw. Wdróżcie system najpierw tam, sprawdźcie, jak ludzie z nim pracują, poprawcie to, co przeszkadza. Dopiero potem rozszerzajcie.

Etap 4: integracja z księgowością i produkcją

Kiedy magazyn działa w systemie, można połączyć go z fakturowaniem i planowaniem produkcji. Tu warto pamiętać o KSeF, bo faktury zakupowe przychodzą teraz w ustrukturyzowanej formie i dobrze, żeby system magazynowy mógł je łączyć z przyjęciami.

Ludzie ważniejsi niż oprogramowanie

Z mojego doświadczenia najtrudniejsza część zmiany nie jest techniczna. Magazynier, który od piętnastu lat wie, gdzie co leży, może odebrać system jako brak zaufania. Warto go włączyć w projekt od początku: niech pomoże nadać lokalizacje, niech przetestuje skaner, niech powie, co jest niewygodne. Jego wiedza jest najcenniejszym wkładem w każde wdrożenie.

Drugi element to szkolenie. Nie jednorazowe, na sali konferencyjnej, tylko na hali, przy regale, z prawdziwym skanerem i prawdziwym towarem.

Od czego zacząć

1. Policz, ile z sześciu sygnałów rozpoznajesz u siebie.
2. Sprawdź, ile osób rozumie wasz plik magazynowy. Jeśli jedna, zacznij od dokumentacji.
3. Zrób przegląd kartotek pod kątem zdublowanych i martwych indeksów.
4. Wybierz jeden proces, który najbardziej przeszkadza produkcji.
5. Porozmawiaj z dwoma dostawcami: jednym oferującym gotowy system, jednym robiącym oprogramowanie pod proces. Porównaj nie tylko cenę, ale też sposób wdrożenia.

Arkusz nie jest wrogiem. Jest narzędziem, z którego się wyrasta. Najgorsze, co można zrobić, to udawać, że się z niego nie wyrosło.