Różnice po inwentaryzacji wrócą w grudniu, jeśli nie znajdziecie przyczyny

Znam to z własnej skóry. Inwentaryzacja roczna kończy się w styczniu, różnice trafiają do księgowości, w marcu zamyka się sprawozdanie finansowe, a w kwietniu nikt już o tym nie pamięta. Do następnego grudnia, kiedy różnice pojawiają się znowu, w tych samych indeksach i mniej więcej tej samej wysokości.

Koniec marca to dobry moment, żeby do nich wrócić. Emocje opadły, bilans jest domknięty, a magazyn nie jest jeszcze w szczycie. Proponuję potraktować protokół różnic nie jak dokument do archiwum, tylko jak listę zadań.

Różnica to objaw, a nie wynik

Kiedy księgowość słyszy „różnica inwentaryzacyjna”, myśli o kwocie do rozliczenia. Kiedy kierownik magazynu słyszy to samo, powinien myśleć o procesie, który gdzieś przecieka. Materiał nie znika sam z siebie. Albo wyszedł bez dokumentu, albo został przyjęty na zły indeks, albo leży w innym miejscu niż w systemie, albo zużycie na produkcji rozliczono normą, która nie odpowiada rzeczywistości.

W zakładach produkcyjnych ten ostatni powód jest bardzo częsty i najmniej oczywisty. Jeśli rozchód materiału na zlecenie liczy się automatycznie według normy zużycia z karty technologicznej, a na maszynie odpad jest większy niż w normie, to system co miesiąc „zużywa” mniej, niż naprawdę poszło. Na koniec roku wychodzi niedobór w magazynie. Magazynier nic nie ukradł i nic nie zgubił. Winna jest norma.

Pogrupuj różnice według przyczyn, a nie według kwot

Pierwszy krok jest prosty i daje najwięcej: weź protokół różnic i dla każdej pozycji powyżej ustalonego progu wpisz prawdopodobną przyczynę. Wystarczy kilka kategorii:

• zamiany indeksów - niedobór na jednym indeksie i nadwyżka na podobnym (inna średnica, inny kolor, inny dostawca),
• błąd normy - systematyczny niedobór materiału rozchodowanego normatywnie na produkcję,
• błąd jednostki miary - przyjęcie w kilogramach, wydanie w sztukach albo metrach, z przelicznikiem, którego nikt nie sprawdził,
• brak dokumentu - wydanie „na słowo”, pobranie przez utrzymanie ruchu, próbki dla klienta,
• błąd lokalizacji - towar był, ale nie tam, gdzie powinien, i nie został policzony albo został policzony dwa razy,
• niewyjaśnione.

Po takim przeglądzie okazuje się zwykle, że pozycja „niewyjaśnione” jest znacznie mniejsza, niż się wydawało. Większość różnic ma nudne, powtarzalne źródło, które da się usunąć.

Zamiany indeksów: najprostsze do wyłapania

Zestawienie par „niedobór plus nadwyżka” na podobnych indeksach warto zrobić w pierwszej kolejności. Jeśli brakuje 300 metrów przewodu jednego przekroju, a jest nadwyżka 280 metrów przewodu sąsiedniego przekroju, to raczej nie jest przypadek.

Takie zamiany biorą się najczęściej z przyjęcia dostawy „na oko”, bez porównania etykiety z zamówieniem, albo z wydania przez osobę, która zna materiał z wyglądu, a nie z indeksu. Rozwiązania są dwa i żadne nie jest drogie: rozdzielić fizycznie podobne indeksy (nie trzymać ich na sąsiednich półkach) i wymagać skanu lub przepisania pełnego indeksu przy przyjęciu i wydaniu.

Normy zużycia: rozmowa z technologiem

Jeśli masz systematyczny niedobór materiału rozchodowanego normą, musisz porozmawiać z technologiem. Nie po to, żeby kogoś obwiniać. Karty technologiczne często pochodzą z czasów, kiedy produkt był robiony na innej maszynie, z innego arkusza, przez innych ludzi.

Sprawdzenie jest proste: dla kilku zleceń zważ lub zmierz materiał wydany na produkcję i materiał zwrócony, a potem porównaj z normą. Jeśli różnica jest stała, poprawiasz normę. Jeśli skacze, problem leży w samym procesie, na przykład w rozkroju albo w liczbie próbnych sztuk przy uruchomieniu serii.

To jest zresztą temat, który łączy magazyn z halą. W poprzednim wydaniu pisałem o liczeniu postojów maszyn. Próbne sztuki przy przezbrojeniu to ten sam problem widziany z drugiej strony: czas na maszynie i materiał w magazynie.

Lokalizacje: magazyn bez adresów to magazyn bez pamięci

W wielu średnich firmach magazyn ma lokalizacje tylko w głowach ludzi. „Blachy są po lewej, za bramą numer dwa.” Dopóki pracuje ta sama osoba od piętnastu lat, jakoś to działa. Kiedy idzie na urlop, zaczynają się poszukiwania.

Nadanie adresów regałom i półkom (strefa, regał, poziom, miejsce) to praca na kilka dni, a zmienia dużo. Inwentaryzacja idzie szybciej, bo liczy się miejsce po miejscu, a nie „wszystko, co jest w tej części hali”. Łatwiej też wyłapać podwójne liczenie, bo każde miejsce ma jeden spis.

Nie musisz od razu mieć systemu z lokalizacjami. Na początek wystarczą czytelne etykiety na regałach i kolumna „lokalizacja” w kartotece. Ważne, żeby przy każdym przyjęciu ktoś ją uzupełniał.

Inwentaryzacja ciągła zamiast jednej wielkiej

Najwięcej daje przejście z jednej rocznej inwentaryzacji na liczenie cząstkowe przez cały rok. Nie chodzi o dodatkową pracę, tylko o jej rozłożenie. Zamiast zatrzymywać magazyn na dwa dni w grudniu, liczysz co tydzień kilkadziesiąt pozycji.

Sensowny podział wygląda tak:

1. Indeksy o najwyższej wartości obrotu lub największym znaczeniu dla produkcji liczysz raz w miesiącu.
2. Indeksy średnie liczysz raz na kwartał.
3. Pozostałe raz lub dwa razy w roku.

Każda różnica wykryta w trakcie roku jest świeża. Da się jeszcze znaleźć dokument, zapytać zmianę, sprawdzić zlecenie. W grudniu nikt nie pamięta, co się działo w maju.

Zanim zmienisz sposób przeprowadzania inwentaryzacji, sprawdź z głównym księgowym, jakie terminy i zasady wynikają z ustawy o rachunkowości dla waszych składników majątku i co trzeba zapisać w polityce rachunkowości. Spis ciągły jest dopuszczalny, ale musi być porządnie opisany i udokumentowany.

Wydania bez dokumentu: najtrudniejsza rozmowa

Zostaje grupa, o której nikt nie lubi mówić. Materiał pobrany przez utrzymanie ruchu na naprawę „bo pilne”. Kilka sztuk dla klienta na próbę. Detal wzięty z magazynu wyrobów gotowych, bo na linii zabrakło jednego do kompletu.

Każda taka sytuacja ma sens w chwili, gdy się dzieje. Tyle że nie zostawia śladu. Tu nie pomoże system, tylko prosta zasada: magazyn wydaje wszystko na dokument, a jeśli sytuacja jest awaryjna, dokument powstaje najpóźniej na koniec zmiany. Kierownik zmiany podpisuje, magazynier księguje. Po miesiącu takie wydania przestają być awaryjne, bo ludzie zaczynają planować.

Plan na kwiecień

Jeśli masz przed sobą protokół różnic z ostatniej inwentaryzacji:

1. Wybierz pozycje powyżej progu istotności i przypisz im przyczynę z listy.
2. Wyłap pary zamienionych indeksów i rozdziel je fizycznie w magazynie.
3. Dla trzech największych niedoborów materiałowych sprawdź normę zużycia na kilku zleceniach.
4. Nadaj adresy przynajmniej głównym regałom.
5. Ustal harmonogram liczeń cząstkowych i uzgodnij go z księgowością.

Za dziewięć miesięcy przyjdzie kolejny grudzień. Dobrze by było, żeby protokół różnic był wtedy krótszy, a jego treść mniej zaskakująca.