Saldo palet z przewoźnikami i klientami bez grudniowych niespodzianek

Kiedy przejmowałem logistykę w zakładzie, dostałem w spadku segregator z napisem „Palety”. W środku były kopie listów przewozowych z odręcznymi dopiskami „wym. 10”, „oddano 8”, „do zwrotu 2”. Nikt nie potrafił powiedzieć, ile palet jesteśmy winni przewoźnikom, a ile oni nam. Po pierwszym uzgodnieniu okazało się, że z trzema z nich różnica szła w setki sztuk. W obie strony.

Paleta to drobny koszt pojedynczo. W skali roku, przy kilkudziesięciu wysyłkach dziennie, to już suma, którą warto kontrolować. A przede wszystkim temat, który regularnie psuje relacje z przewoźnikami i klientami, bo każdy pamięta inaczej.

Trzy modele obrotu paletami

Zanim zaczniecie porządkować, nazwijcie, w jakim modelu pracujecie z każdym partnerem. W praktyce spotyka się trzy:

Wymiana przy rampie. Kierowca przywozi puste palety tej samej jakości i zabiera pełne. Albo odwrotnie przy dostawie: zostawia pełne, zabiera puste. Na papierze proste, w praktyce kierowca często nie ma pustych, ma ich za mało albo są gorszej jakości.

Saldo nośników. Nie wymienia się fizycznie przy każdym załadunku, tylko prowadzi konto: ile palet wyszło, ile wróciło. Rozliczenie następuje okresowo, zwrotem fizycznym albo fakturą.

Palety w cenie towaru lub jednorazowe. Paleta jest sprzedawana razem z towarem i nie wraca. Albo używa się palet jednorazowych. Nie ma rozliczenia, ale jest koszt w cenie.

Problem powstaje, gdy model nie jest ustalony na piśmie. Handlowiec obiecał klientowi, że „palety zostawiamy”, magazyn zakłada wymianę, a przewoźnik ma w umowie saldo. Każdy działa w dobrej wierze i każdy wystawia potem pretensje.

Dokument przy rampie: jedna rubryka, dwa podpisy

Podstawą każdego rozliczenia jest zapis przy rampie. Bez niego nie ma o czym rozmawiać. Minimalny zestaw informacji przy każdym załadunku i rozładunku:

• liczba palet wydanych, z podziałem na typy (EUR, jednorazowe, przemysłowe, inne nośniki),
• liczba palet przyjętych w wymianie, również z podziałem na typy,
• ocena jakości przyjętych palet, przynajmniej w dwóch kategoriach: nadające się do obrotu i uszkodzone,
• podpis magazyniera i kierowcy.

Najczęstszy błąd, który widuję, to podpis kierowcy bez liczby palet. Albo liczba bez podziału na typy. Za trzy miesiące nie da się już ustalić, czy dziesięć palet w wymianie to były palety EUR w dobrym stanie, czy połamane jednorazówki.

Jeśli macie system magazynowy, dodajcie pola na palety do dokumentu wydania. Jeśli pracujecie na papierze, dodajcie pieczątkę z rubrykami na liście przewozowym albo osobny kwit paletowy w dwóch egzemplarzach. Ważne, żeby każda strona zostawała z kopią.

Jakość palet: źródło połowy sporów

Nie każda paleta nadaje się do obrotu. Przewoźnik oddaje palety z pęknięciem deski, klient odsyła palety brudne, zawilgocone albo naprawiane niezgodnie z zasadami. Magazyn przyjmuje, bo kierowca się spieszy, a potem nie może ich użyć do wysyłki, bo odbiorca je odrzuci.

Ustalcie z partnerami proste kryteria przyjęcia i trzymać się ich przy rampie. Palety niespełniające kryteriów albo się odrzuca, albo przyjmuje z adnotacją „uszkodzone” i osobnym zapisem. Magazynier musi mieć wsparcie kierownika, żeby móc powiedzieć kierowcy „tych nie przyjmę”. Bez tego wsparcia zawsze przyjmie, żeby nie wstrzymywać rampy.

Pomaga też wyznaczenie miejsca na palety do oceny. Kierowca zostawia, magazynier ocenia po jego odjeździe, ale w obecności drugiej osoby i z fotografią. To wolniejsze, ale przy przewoźnikach, z którymi są regularne spory, szybko się opłaca.

Saldo i jego uzgadnianie

Jeżeli pracujecie w modelu salda, prowadźcie konto paletowe dla każdego partnera tak samo jak konto należności. W najprostszej wersji to tabela z datą, numerem dokumentu, liczbą wydaną, liczbą przyjętą i saldem narastającym.

Najważniejsze, choć niewygodne, jest regularne uzgadnianie. Raz w miesiącu albo raz na kwartał wysyłacie partnerowi zestawienie i prosicie o potwierdzenie. Różnice wyjaśnia się od razu, na podstawie dokumentów z rampy, dopóki ludzie pamiętają konkretne dostawy. Uzgadnianie raz w roku, przy inwentaryzacji, zawsze kończy się sporem, w którym obie strony mają część racji i żadna nie ma dowodów.

O tym, jak rozprawić się z różnicami, które wychodzą po inwentaryzacji, pisałem w wydaniu o różnicach inwentaryzacyjnych. Palety są często ich cichą częścią, bo liczy się je na placu na oko.

Co zapisać w umowach

Najwięcej sporów da się zamknąć jednym akapitem w umowie z przewoźnikiem i w ogólnych warunkach sprzedaży. Dopiszcie tam:

1. model obrotu paletami z danym partnerem,
2. jakie typy nośników podlegają rozliczeniu,
3. kryteria jakości przy wymianie,
4. częstotliwość uzgadniania salda i termin na zgłoszenie zastrzeżeń,
5. sposób rozliczenia różnic: zwrot fizyczny w określonym terminie lub faktura według ustalonej ceny,
6. co się dzieje, gdy kierowca nie ma palet do wymiany: czy wraca z nimi przy następnym kursie, czy saldo rośnie.

Cena za paletę do rozliczeń powinna być ustalona na określony okres albo odwoływać się do jasnej zasady. Ceny palet potrafią się zmieniać i spór o to, po ile rozliczyć brakujące sztuki, bywa ostrzejszy niż spór o ich liczbę.

Rampa i czas: palety a awizacje

Jest jeszcze aspekt, o którym rzadko się mówi. Wymiana palet i ich ocena zajmują czas na rampie. Jeśli okna czasowe dla przewoźników są ułożone na styk, magazynier nie ma kiedy sprawdzić jakości, więc przyjmuje wszystko. Przy planowaniu awizacji, o którym pisałem w wydaniu o oknach czasowych na rampie, warto doliczyć kilka minut na wymianę nośników przy partnerach, z którymi ją prowadzicie.

Palety w księgach

Ostatnia sprawa to rozmowa z księgowością. Palety mogą być ujmowane w różny sposób: jako materiały, jako wyposażenie albo jako koszt w chwili zakupu. Od tego zależy, co dzieje się z różnicą, gdy przewoźnik nie zwróci stu sztuk. Jeśli na saldach wiszą setki palet u kilku partnerów, to pieniądze, które powinny być widoczne w bilansie jako rozrachunek, a nie znikać po cichu w kosztach.

Nie ma jednej właściwej odpowiedzi dla wszystkich firm. Ważne, żeby logistyka i księgowość liczyły palety tak samo i żeby na koniec roku saldo z konta paletowego dało się uzgodnić z tym, co jest w księgach.

Na ten tydzień

1. Spiszcie wszystkich przewoźników i klientów, z którymi obracacie paletami, i przy każdym zapiszcie model: wymiana, saldo czy palety w cenie.
2. Sprawdźcie, czy dokument przy rampie zawiera liczbę i typ palet po obu stronach oraz dwa podpisy.
3. Z trzema największymi partnerami uzgodnijcie saldo na koniec sierpnia.
4. Przygotujcie jednostronicowe kryteria jakości palet do wymiany i omówcie je z magazynierami.
5. Przy najbliższym odnowieniu umów dopiszcie akapit o nośnikach.

Paleta nie jest wielkim tematem, dopóki nie zsumuje się ich kilkuset. Porządek w nośnikach to kilka rubryk na dokumencie i jedno uzgodnienie w miesiącu. Oszczędza pieniądze i, co równie ważne, nerwy przy rampie.