Kiedy zatrudnić pracowników tymczasowych na przedświąteczny szczyt i jak wdrożyć ich w tydzień

Pierwszy grafik na szczyt przedświąteczny, który układałem sam, miał na papierze wszystko: dwie zmiany po dwanaście osób na kompletacji, sześć osób z agencji na wzmocnienie, start 3 listopada. W praktyce pierwszy tydzień listopada wyglądał tak, że sześć nowych osób chodziło za sześcioma starymi, a wydajność całej zmiany spadła zamiast wzrosnąć. Przez kilka dni płaciliśmy więcej i wysyłaliśmy mniej.

Od tamtej pory liczę szczyt od końca: od dnia, w którym nowi mają już pracować samodzielnie, a nie od dnia, w którym przychodzą.

Od kiedy szukać ludzi

Jeśli szczyt zaczyna się w drugim tygodniu listopada, to w połowie października ludzie powinni być już wybrani, a w ostatnim tygodniu października na hali. Wrzesień to dobry moment na rozmowę z agencją, październik na nazwiska i badania lekarskie.

Dlaczego tak wcześnie? Bo w listopadzie wszyscy szukają tych samych ludzi. Sklepy internetowe, centra dystrybucyjne, kurierzy, produkcja opakowań. Kto zamawia pracowników tymczasowych na tydzień przed szczytem, dostaje tych, których nikt inny nie wziął, albo płaci wyższą stawkę.

Kilka rzeczy do ustalenia z agencją jeszcze we wrześniu:

• liczba osób i daty, z rozbiciem na zmiany, a nie jedna liczba na cały okres,
• wymagania: czy potrzebujecie operatorów wózków z uprawnieniami UDT, czy tylko osób do kompletacji ręcznej,
• kto robi badania lekarskie i kiedy, bo bez nich nikt nie wejdzie na halę,
• co się dzieje, gdy ktoś nie przyjdzie drugiego dnia: w jakim czasie agencja przysyła zastępstwo.

Sprawdźcie też, czy agencja jest w rejestrze agencji zatrudnienia. To formalność, ale zdarzało się, że ktoś ją pominął i zaczynał współpracę z firmą, która takiego wpisu nie miała.

Ilu ludzi naprawdę potrzeba

Najczęstszy błąd to liczenie dodatkowych osób proporcjonalnie do wzrostu zamówień. Jeśli zamówień jest o 40 proc. więcej, to nie znaczy, że wystarczy 40 proc. ludzi więcej. Nowy pracownik w pierwszym tygodniu kompletuje wolniej niż doświadczony, czasem o połowę. Do tego ktoś musi go uczyć, a ten ktoś w tym czasie sam nie kompletuje.

Liczyłem to tak:

1. Wydajność doświadczonego kompletującego w liniach na godzinę, z ostatnich tygodni, a nie z najlepszego dnia.
2. Wydajność nowego w pierwszym, drugim i trzecim tygodniu. U nas wychodziło mniej więcej połowa, trzy czwarte i prawie pełna.
3. Prognoza linii na zmianę w kolejnych tygodniach szczytu.
4. Koszt nauki: na każde trzy nowe osoby jedna doświadczona przez pierwsze dwa, trzy dni pracuje na pół gwizdka.

Z takiego rachunku zwykle wychodzi, że ludzi trzeba więcej i wcześniej, niż sugeruje prosta proporcja. Albo że część wzrostu lepiej pokryć nadgodzinami stałej załogi, a nowych wziąć mniej, ale na dłużej.

Trzeba też pamiętać o miejscu. Dodatkowe osoby na kompletacji to dodatkowe wózki ręczne w alejkach, kolejka do drukarki etykiet i tłok przy pakowaniu. Przy jednej rampie wąskim gardłem szybko staje się wysyłka, a nie kompletacja. O ustawianiu okien czasowych dla przewoźników przy jednej rampie pisałem w wydaniu 8 i w szczycie ta wiedza przydaje się podwójnie.

Pierwszy dzień: BHP i nic więcej

Przepisy są tu jasne. Pracownik tymczasowy, zanim zacznie pracę, musi przejść szkolenie wstępne: instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Za bezpieczne i higieniczne warunki pracy u was odpowiada pracodawca użytkownik, czyli wy, a nie agencja. Agencja może przysłać ludzi po instruktażu ogólnym, ale stanowiskowy robicie na swojej hali.

Pierwszy dzień poświęcałem w całości na trzy rzeczy:

• drogi i strefy: gdzie jeżdżą wózki, gdzie wolno chodzić, gdzie są przejścia, gdzie stoi apteczka i gaśnica,
• podnoszenie i układanie: jak brać karton z dolnej półki, ile waży najcięższy towar, czego nie wolno zdejmować z wysokości bez drabinki,
• zasady przy regałach: niczego się nie wspina, uszkodzony regał od razu się zgłasza.

Nikt nie kompletuje w pierwszym dniu. Kusi, żeby od razu wysłać nowych na halę, bo zamówienia czekają. Ale człowiek, który pierwszego dnia nie wie, gdzie jeżdżą wózki, jest zagrożeniem dla siebie i dla innych.

Dni od drugiego do piątego: jedna czynność naraz

Najlepiej sprawdzał się u nas system jednej czynności. Nowa osoba przez pierwsze dwa dni robi tylko jedno: kompletuje z jednej strefy albo tylko pakuje, albo tylko etykietuje. Uczy się skanera, lokalizacji, kodów. Dopiero gdy w tej jednej czynności przestaje popełniać błędy, dostaje drugą.

Do tego para na start. Każdy nowy przez pierwsze dwa dni pracuje obok doświadczonego, który kompletuje w tej samej strefie. Ten doświadczony powinien być wybrany, a nie przypadkowy. Nie każdy dobry magazynier umie uczyć. Kilka osób w zespole ma do tego cierpliwość i to im warto dać za to premię. Pomaga tu prosta macierz kompetencji, którą opisywałem przy planowaniu urlopów w zakładzie trójzmianowym: od razu widać, kogo można odciągnąć do nauki bez dziury na zmianie.

Pomaga też jedna kartka formatu A4 przy każdym stanowisku: zdjęcia trzech najczęstszych błędów i jak ich uniknąć. Pomylona lokalizacja, zła ilość, etykieta na złej stronie kartonu. Nowi czytają to częściej, niż się spodziewałem.

Błędy kompletacji zamiast prędkości

W pierwszym tygodniu mierzyłem nowych tylko na jednej liczbie: błędach. Nie na liniach na godzinę. Pomyłka w przedświątecznej paczce wraca jako reklamacja w styczniu, kiedy koszt zwrotu i ponownej wysyłki zjada zysk z kilku poprawnych zamówień.

Jeśli wasz system magazynowy pozwala, ustawcie dla nowych dodatkową kontrolę: skan każdej sztuki zamiast skanu lokalizacji, albo losowe sprawdzenie co dziesiątej paczki na pakowaniu. Po tygodniu, gdy błędów jest mało, kontrolę się zdejmuje.

Po szczycie

Szczyt nie kończy się 23 grudnia. W pierwszych tygodniach stycznia wracają zwroty i trzeba je przyjąć, sprawdzić, odłożyć na miejsce. Kilka najlepszych osób tymczasowych warto zatrzymać na ten okres, bo znają już magazyn. Pamiętajcie przy tym o limicie: pracownik tymczasowy może pracować u jednego pracodawcy użytkownika najwyżej 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy.

Spiszcie też nazwiska tych, którzy sprawdzili się najlepiej. Przy następnym szczycie zacznijcie rekrutację od telefonu do nich. Człowiek, który był u was rok temu, wdraża się w dwa dni zamiast w tydzień.

Lista do odhaczenia przed listopadem

1. Rozmowa z agencją: liczby, daty, zastępstwa, badania.
2. Prognoza linii na zmianę i rachunek wydajności nowych.
3. Program pierwszego dnia: tylko BHP i strefy.
4. Lista osób, które będą uczyć, i premia dla nich.
5. Kartki z najczęstszymi błędami przy stanowiskach.
6. Dodatkowa kontrola dla nowych w pierwszym tygodniu.

Gdybym miał wybrać jedną rzecz, byłby to termin. Ludzie na hali w ostatnim tygodniu października to szczyt, który zaczyna się z wdrożoną załogą. Ludzie na hali 10 listopada to szczyt, który zaczyna się od nauki.