Lista kontrolna wystawcy na sześć tygodni przed targami

Wiosna i wczesne lato to w Polsce i u zachodnich sąsiadów gęsty sezon targów przemysłowych. Jeżeli wasza firma zdecydowała się w tym roku wystawić, to najpewniej stoisko jest już zarezerwowane, a projekt zabudowy zatwierdzony. Zostało sześć tygodni, które zwykle mijają w chaosie: ktoś zamawia ulotki, ktoś inny pyta, czy maszyna zmieści się w bramie, a dzień przed otwarciem okazuje się, że nikt nie zamówił przyłącza sprężonego powietrza.

Byłem po obu stronach. Jako dziennikarz obchodziłem targi z notesem, a potem przez kilka lat współorganizowałem stoisko zakładu, w którym pracowałem. Poniższa lista to zestaw rzeczy, które nam się wymknęły albo które widziałem, jak wymykały się innym.

Sześć tygodni przed: cel, który da się policzyć

Zanim zaczniesz zamawiać gadżety, odpowiedz na pytanie, po co jedziecie. „Pokazać się” to nie jest cel. Cel to coś, co po targach można sprawdzić.

• Pozyskanie nowych kontaktów: ile rozmów z potencjalnymi klientami chcecie odbyć i jakie branże was interesują?
• Spotkania z obecnymi klientami: z kim chcecie się umówić i o czym porozmawiać?
• Rekrutacja: czy targi są też okazją do pozyskania inżynierów lub techników?
• Rozpoznanie rynku: co pokazuje konkurencja, jakie rozwiązania oferują dostawcy?

Najlepiej wybrać jeden główny cel i jeden poboczny. Od tego zależy wszystko dalej: kto jedzie na stoisko, jakie materiały przygotować, jak zbierać kontakty.

Przy okazji: umówcie spotkania z obecnymi klientami już teraz. Za trzy tygodnie ich kalendarze targowe będą pełne.

Pięć tygodni przed: eksponaty i logistyka

Jeśli zabieracie maszynę albo większy eksponat, to jest moment na sprawdzenie wszystkich wymiarów i wymagań technicznych. Regulamin techniczny targów zwykle określa dopuszczalne obciążenie posadzki, wymiary bram wjazdowych, godziny wjazdu i dostępność wózków lub dźwigów w czasie montażu.

Lista pytań do sprawdzenia:

1. Jaka jest masa i wymiary eksponatu w opakowaniu transportowym?
2. Czy przyłącze elektryczne na stoisku ma odpowiednią moc i rodzaj gniazda?
3. Czy potrzebne jest sprężone powietrze, woda albo odciąg i czy zostały zamówione u organizatora?
4. Kto rozładuje i ustawi maszynę: obsługa targów czy własna ekipa?
5. Czy maszyna będzie uruchamiana na stoisku i jakie wymagania bezpieczeństwa to pociąga?
6. Kto odbierze eksponat po targach i kiedy?

Transport na targi jest też kwestią terminu. Okno na montaż jest krótkie, a rampy w dniu rozładunku są zapchane. Jeśli jedziecie własnym transportem, warto mieć sprawny zestaw i zapas czasu. O tym, jak policzyć ryzyko awarii w trasie, pisałem w tekście o przestojach naczep. Na targach dzień spóźnienia oznacza pusty narożnik stoiska przez cały pierwszy dzień.

Cztery tygodnie przed: ludzie na stoisku

Najczęstszy błąd, jaki widzę na targach przemysłowych: na stoisku stoją handlowcy, którzy nie potrafią odpowiedzieć na pytanie techniczne, albo technicy, którzy nie potrafią się zatrzymać i zapytać odwiedzającego, czego szuka.

Dobra obsada stoiska to połączenie obu typów. Na małym stoisku wystarczą dwie osoby na każdą zmianę: jedna z działu handlowego, jedna z produkcji albo technologii. Dyżury warto ułożyć tak, żeby nikt nie stał przez osiem godzin bez przerwy. Zmęczony człowiek na stoisku odstrasza bardziej niż puste stoisko.

Przed wyjazdem zróbcie krótkie spotkanie całej obsady. Pół godziny wystarczy, żeby ustalić, jakie pytania padają najczęściej, jakich cen nie podajemy na stoisku i co mówimy o terminach realizacji. Nie ma nic gorszego niż dwóch pracowników tej samej firmy, którzy temu samemu klientowi podają dwa różne terminy dostawy.

Ustalcie też, kto jest odpowiedzialny za całość. Jedna osoba, która wie, gdzie są klucze do szafki, kto przyjedzie jutro i kto zapisuje kontakty.

Trzy tygodnie przed: materiały i przekaz

Ulotki drukowane dzień przed wyjazdem zawsze mają literówkę. Materiały zamówcie z wyprzedzeniem, ale nie przesadzajcie z ilością. W branży przemysłowej odwiedzający coraz częściej biorą katalog tylko wtedy, gdy są naprawdę zainteresowani, a resztę sprawdzają później na stronie.

Ważniejsze od ulotki jest to, co widać na stoisku z odległości kilkunastu metrów. Jedno zdanie, które mówi, czym się zajmujecie i dla kogo. Nie „Jakość, innowacja, doświadczenie”, tylko coś w rodzaju „Obróbka CNC krótkich serii dla producentów maszyn rolniczych”. Ktoś, kto idzie alejką, ma dwie sekundy, żeby zdecydować, czy się zatrzymać.

Dwa tygodnie przed: jak zbierać kontakty

To jest element, który przesądza o tym, czy targi się zwrócą. Wizytówki wrzucane do pudełka i przejrzane dwa tygodnie po powrocie to pieniądze wyrzucone w błoto.

Każdy kontakt ze stoiska powinien mieć zapisane trzy rzeczy: kto to jest, czego szuka i co obiecaliśmy zrobić. Może to być aplikacja do skanowania wizytówek, prosty formularz na tablecie albo zwykły zeszyt z rubrykami. Narzędzie jest drugorzędne. Ważne, żeby notatkę robić od razu po rozmowie, a nie wieczorem w hotelu.

Ustalcie też, kto po powrocie odpowiada za kontakt z każdą osobą i w jakim terminie. Najlepiej w ciągu tygodnia od zakończenia targów, zanim odwiedzający zapomną, z kim rozmawiali.

Tydzień przed: sprawdzenie wszystkiego

Ostatni tydzień to czas na listę, którą warto wydrukować i odhaczać:

• potwierdzenie zamówionych mediów (prąd, powietrze, internet) u organizatora,
• identyfikatory wystawcy dla wszystkich osób na stoisku,
• przepustki wjazdowe dla transportu i terminy montażu,
• zestaw awaryjny: przedłużacze, taśma, nożyczki, narzędzia, zapasowe baterie, ładowarki,
• woda i coś do jedzenia dla obsługi stoiska,
• lista kontaktów do organizatora, firmy zabudowującej stoisko i przewoźnika,
• ubezpieczenie eksponatów na czas transportu i targów.

Ten ostatni punkt bywa pomijany, bo „przecież nic się nie stanie”. Stanie się rzadko, ale jeśli się stanie, będzie drogo.

Po targach: najważniejsza część

Tu lista się nie kończy, bo najwięcej wartości targi dają po powrocie. Jak zamienić zebrane kontakty w zapytania ofertowe, to osobny temat, do którego wrócę jesienią, kiedy zaczyna się drugi sezon targowy.

Na razie jedno ostrzeżenie: zaplanujcie w kalendarzu handlowców dwa dni po powrocie wyłącznie na obsługę kontaktów z targów. Jeżeli tego nie zrobicie, wrócą do bieżącej pracy, a pudełko z wizytówkami trafi na półkę. Tam, gdzie w wielu firmach leżą wizytówki z poprzednich edycji.